By 
Jak się przedstawić w e-mailu? Jest to cenna umiejętność, na której możesz polegać w licznych sytuacjach. Umiejętność szybkiego nawiązywania kontaktów z ludźmi i robienia świetnego wrażenia zawsze się przyda! Ten przewodnik nauczy Cię, jak napisać e-mail wprowadzający, który działa.
Co to jest email wprowadzający?
Email wprowadzający to krótka wiadomość, którą wysyłasz do osoby, której nigdy nie spotkałeś. Celem jest nawiązanie połączenia i poinformowanie odbiorcy o tym kim jesteś.
Pomyśl o sytuacjach, w których spotkałeś ludzi w prawdziwym życiu. Liczy się pierwsze wrażenie, a krótkie przedstawienie się jest świetnym sposobem na wyróżnienie się spośród innych, których dana osoba może spotkać. E-mail może zrobić to samo, tylko za pomocą wygodniejszego trybu komunikacji.
E-maile to jeden z najprostszych sposobów na dotarcie do nieznajomych lub osób, które zostały Ci polecone. Zazwyczaj takie e-maile prowadzą do prośby, więc ważne jest, aby pomyśleć o tym, jak skonstruować tę wiadomość.
Dlaczego ważne jest, aby napisać dobrą wiadomość?
Możesz się zastanawiać, czy email wprowadzający jest w ogóle potrzebny. Jeśli masz prośbę lub planujesz pracować z odbiorcą w dowolnym punkcie w przyszłości, te e-maile są najważniejsze! To profesjonalna uprzejmość, która rozpoczyna relację na dobrym poziomie. Wyobraź sobie, jak bardzo obca osoba mogłaby się do Ciebie zwrócić z prośbą o pomoc. Jak byś zareagował, gdybyś nic o nich nie wiedział?
Przedstawienie się poprzez e-mail może przełamać wszelkie niezręczne bariery i ustanowić dobry rapport idący do przodu.
Co więcej, daje odbiorcom powód do otwarcia maila. Niezależnie od tego, czy kontaktujesz się z potencjalnym pracodawcą czy klientem, któremu chcesz sprzedać, prawdopodobnie otrzymują oni setki e-maili dziennie. Musisz zmusić ludzi, aby chcieli się z Tobą komunikować. W przeciwnym razie przyszła korespondencja może wylądować w folderze spam.
Dobrze napisany email wprowadzający jest doskonałym początkiem współpracy. Nadaje ton Twojemu stylowi komunikacji i jest miłym akcentem, który sprawi, że odbiorca będzie miał do powiedzenia o Tobie same pozytywne rzeczy.
Jak się przedstawić w e-mailu?
Nie ma żadnych określonych zasad, których należy przestrzegać podczas pisania e-maila wprowadzającego. Jednak to, co powiesz i jak to powiesz, może sprawić lub zepsuć wrażenie, które chcesz pozostawić. Oto kilka wskazówek i najlepszych praktyk dotyczących przedstawiania się w e-mailu.
1. Napisz skuteczną linię tematu
Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić jest napisanie przyciągającej uwagę linii tematu.
Temat jest tym, co widzi Twój odbiorca przed otwarciem i przeczytaniem treści Twojego maila. Większość ludzi przegląda linie tematu w swoich skrzynkach pocztowych. Jeśli nie rozpoznają nadawcy, ten krótki tekst jest zazwyczaj czynnikiem decydującym o tym, czy chcą przeczytać Twoją wiadomość czy nie.
Posiadanie imponującego tematu linia robi różnicę!
Chcesz, aby była zwięzła i opisowa. Staraj się unikać „click bait” lub niejasnych zdań. Przejdź do sedna i daj czytelnikowi wgląd w temat Twojego maila. Najlepszym rozwiązaniem jest poinformowanie odbiorcy o tym, o czym informujesz go w temacie wiadomości.
Na przykład, powiedz, że chcesz się dowiedzieć o możliwych ofertach pracy w zespole marketingowym. Możesz umieścić „Marketing Associate Position Inquiry”. Alternatywnie, e-mail z prośbą o dostarczenie Ci przez czytelnika danych marketingowych mógłby mieć temat „Marketing Analytics Request”. Te tematy działają, ponieważ czytelnik dokładnie wie, co dostaje, gdy czyta twojego maila.
2. Zwracaj się do właściwej osoby
Kolejną wskazówką jest osobiste powitanie i bezpośrednie nazwanie odbiorcy. Często widzisz, że ludzie używają szablonów e-maili wprowadzających z ogólnymi deskryptorami. Unikaj ich na rzecz czegoś bardziej osobistego.
Niespersonalizowane szablony będą wyglądać nieszczerze i zimno. Wielu czytelników założy, że email jest spamem lub podstawowym marketingowym fluffem. Mogą przestać czytać po Twoim powitaniu!
Dostosowanie powitania do osoby przekształca twój email w ciepłą korespondencję. Wygląda bardziej osobiście i dodaje odrobinę profesjonalizmu.
Upewnij się, że przestrzegasz formalności obowiązujących w Twojej branży. Na przykład, możesz używać tytułów zawodowych i nazwisk tylko wtedy, gdy pracujesz w bardziej formalnej branży. Alternatywnie, imiona sprawdzą się w bardziej swobodnej atmosferze.
Tak czy inaczej, badanie osoby przed napisaniem e-maila jest zawsze dobrym pomysłem. To pomoże Ci zrozumieć, jaki typ powitania jest najbardziej odpowiedni.
3. Powiedz im, dlaczego wysyłasz e-maila
Kiedy przedstawiasz się w mailu, powiedz czytelnikowi, dlaczego wysyłasz do niego wiadomość. Nie dodawaj zbędnych informacji. Pozwól odbiorcy wiedzieć i przejdź do sedna sprawy.
Chcesz, aby był on krótki i treściwy. Pamiętaj, że ludzie czytają e-maile szybko i często skąpią. Wyjaśnienie dlaczego wysyłasz wiadomość od razu jest zawsze dobrym wyborem.
Jeśli masz wspólny kontakt, możesz o nich wspomnieć. Wyjaśnij, jak zdobyłeś ich adres e-mail i dlaczego do nich docierasz. W ten sposób budujesz wiarygodność i ułatwiasz czytelnikowi połączenie kropek.
4. Podaj wezwanie do działania
Ostatnia sekcja Twojego maila powinna zawierać wezwanie do działania. Prawdopodobnie masz jakąś prośbę, którą chciałbyś przedstawić. Może to być prośba o odpowiedź na Twój email, o to, aby odbiorca skontaktował się z Tobą telefonicznie, rozważył Twoją kandydaturę do pracy, itp.
Bez względu na to, co się dzieje, dołącz oświadczenie o wezwaniu do działania, aby zachęcić ich do wpadnięcia.
Nie bądź zbyt nachalny. Przeczytaj ponownie oświadczenie kilka razy, aby upewnić się, że nie wydajesz się zbyt wymagający lub do przodu. To musi być uprzejma prośba. W przeciwnym razie komunikat nie będzie się rzucał w oczy.
5. Podziękuj odbiorcy za jego czas
Zakończ swój e-mail wprowadzający na pozytywnej i wdzięcznej nucie.
Przyznaj, że odbiorca ma napięty grafik i że jesteś mu wdzięczny za to, że poświęcił czas na przeczytanie twojego maila i spełnienie twojej prośby. Wyraz wdzięczności jest miłym, profesjonalnym akcentem, który sprawi, że Twoja wiadomość zostanie zapamiętana. To świetny sposób na nawiązanie dobrego kontaktu i zwiększenie szans na to, że czytelnik prześledzi Twoją wiadomość.z jakąkolwiek prośbą.
Pamiętaj, aby użyć profesjonalnego zamknięcia. Możesz na przykład użyć znacznika „Sincerely” lub czegoś podobnego. Podaj swoje imię i nazwisko oraz dołącz podpis z linkami do swojego e-maila i profili sieci zawodowych. Możesz również zamieścić numery telefonów i inne istotne informacje kontaktowe.
6. Bądź zwięzły
Nasza ostatnia rada to bycie zwięzłym. Dotknęliśmy tego krótko, ale warto to powtórzyć. Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, przedstawiając się w e-mailu, jest przygotowanie długiego e-maila, który zajmuje kilka minut, aby go przeczytać.
Większość ludzi i tak przeskakuje, więc duże bloki tekstu nie są idealne. Trzymaj go krótko i przeczytaj kilka razy. Usuń zbędne informacje i trzymaj się swoich głównych punktów wstępnych.
Przykłady wprowadzenia do emaila
Każdy email wprowadzający powinien być unikalny dla Ciebie i czytelnika. Mamy jednak kilka przykładów, które możesz wykorzystać jako punkt wyjścia podczas pisania. Użyj ich jako inspiracji!
Formalne wprowadzenie
Kiedy musisz dotrzeć do kogoś z formalnej branży, musisz mieć profesjonalny ton podczas przedstawiania się w mailu. Niezachowanie formalności w danej dziedzinie może pozostawić złe wrażenie. Musisz grać konserwatywnie i unikać słów, które są zbyt swobodne lub konwersacyjne.
Temat: Prośba o spotkanie z [TWOJE IMIĘ] w [FIRMA]
Pozdrawiam Panie Kowalski,
Nazywam się [NAZWISKO] i jestem przedstawicielem marketingowym [FIRMY] w Nowym Jorku. Jesteśmy w trakcie planowania wyjątkowej kampanii marketingowej i chciałem skorzystać z okazji, aby się przedstawić i poprosić o spotkanie w sprawie potencjalnej współpracy z Pana firmą. Państwa firma jest bardzo polecana, a nasz zespół byłby wdzięczny za współpracę z Państwem.
Proszę o kontakt w najbliższym czasie. Z niecierpliwością czekam na odpowiedź i możliwość nawiązania współpracy. Dziękuję za poświęcony czas.
Z wyrazami szacunku,
[TWOJE IMIĘ]
[TWÓJ EMAIL]
[DANE KONTAKTOWE]
Zwykłe wprowadzenie
Po przeciwnej stronie spektrum, mamy bardziej swobodny przykładowy e-mail wprowadzający. Ten styl sprawdza się świetnie, jeśli działasz w branży, która nie polega zbytnio na formalnościach. To świetny sposób na przełamanie lodów i nawiązanie komfortowego kontaktu.
Rozmowny ton i życzliwość są kluczem do swobodnych maili.
Temat: Prośba o spotkanie: Rekomendowany przez Piotra Nowaka
Witaj Patrycjo Nowak,
Mam nadzieję, że dobrze się czujesz i masz wspaniały dzień. Jestem [TWOJE IMIĘ], kierownik projektu w [FIRMA]. Mój zespół pracuje obecnie z Piotrem Nowakiem, który wcześniej pracował z Twoim zespołem marketingowym w [FIRMA]. Polecił mi, abym skontaktował się z Tobą.
Przygotowujemy się do uruchomienia nowego produktu i są zainteresowani współpracą z Twoim zespołem na niektórych naszych planów reklamowych. Mamy wiele pomysłów i wierzymy, że Twoja firma jest właściwa, aby pomóc nam wprowadzić je w życie. Jeśli masz czas, chciałbym opowiedzieć Ci o naszym nowym produkcie i co myślimy.
Daj mi znać, jeśli jesteś zainteresowany. Proszę nie wahaj się wysłać mi e-mail lub zadzwonić do mojego biura pod numer [NUMER TELEFONU]. Wielkie dzięki za poświęcony czas i czekam na odpowiedź!
Wszystkiego najlepszego,
[TWOJE IMIĘ]
[TWÓJ EMAIL]
[DANE KONTAKTOWE]
Podanie o pracę
Zdarza się, że firmy nie udostępniają portali aplikacyjnych. Zamiast tego podają adresy e-mail osób decyzyjnych w sprawie zatrudnienia, pozostawiając Ci możliwość dotarcia do nich. Oto jak to zrobić i zostawić dobre wrażenie na przyszłym potencjalnym pracodawcy.
Temat: Podanie o pracę dla agenta wsparcia klienta
Droga Pani Agnieszko,
Nazywam się [TWOJE IMIĘ]. Kontaktuję się z Panią dzisiaj, ponieważ jest Pani wymieniona jako osoba zatrudniająca pracownika obsługi klienta w [FIRMIE]. Bardzo szanuję [FIRMĘ] i reputację obsługi klienta, którą pomogła Pani stworzyć.
Bardzo chciałabym mieć możliwość bycia częścią zespołu. Załączyłem moje CV i list motywacyjny, i mam nadzieję, że spojrzysz i rozważysz mnie na otwartym stanowisku agenta obsługi klienta.
Dziękuję za czas poświęcony na przeczytanie mojego maila i mam nadzieję, że się odezwę.
Z poważaniem,
[TWOJE IMIĘ]
[TWÓJ EMAIL]
[TWÓJ LINKEDIN URL]
[DANE KONTAKTOWE]
Pytanie o otwartą pracę
Wysłanie e-maila z autoprezentacją na temat otwartego stanowiska może być zniechęcające, ale to świetny sposób, aby wyprzedzić krzywą i dowiedzieć się o możliwościach, zanim zostaną upublicznione. Oto świetny przykład mocnego maila, który robi ogromne wrażenie.
Nadawca szybko przekazuje informacje i pozostawia pozytywne pierwsze wrażenie na menedżerze zatrudniającym na potencjalnie otwartym stanowisku.
Temat: Zapytanie o stanowisko w księgowości
Szanowny Panie Kowalski,
Nazywam się [TWOJE IMIĘ]. Niedawno przeczytałem w Gazecie Wyborczej o tym, jak Pana przywództwo w [FIRMIE] pomogło Pana organizacji doświadczyć znacznego wzrostu w ostatnim roku. Chciałem skorzystać z tej chwili, aby pogratulować Panu sukcesu i powiedzieć, że Pana historia jest inspirująca.
Jestem zainteresowany stanowiskami w księgowości i przejrzałem te wymienione na waszej stronie internetowej.
Czy są jeszcze jakieś stanowiska otwarte? Mam również kilka pytań dotyczących oprogramowania, którego używasz i jakie prace księgowe szukasz kandydatów do osiągnięcia. Proszę odpowiedzieć na tego maila lub zadzwonić do mnie, jeśli masz kilka minut na rozmowę.
Dziękuję za poświęcony czas.
Z poważaniem,
[TWOJE IMIĘ]
[TWÓJ EMAIL]
[TWÓJ LINKEDIN URL]
[DANE KONTAKTOWE]
Żądanie informacji
Nasz kolejny przykład dotyczy prośby o informacje. Jest to dobry szablon do wykorzystania, jeśli chcesz przeprowadzić rozmowę z odbiorcą lub uzyskać dostęp do informacji, które posiada. Możesz na przykład użyć tego przykładu, jeśli prowadzisz pracę badawczą lub chcesz napisać kawałek dla bloga lub gazety.
Temat: Prośba o wywiad, [TWOJE IMIĘ]
Witam Anno Nowak,
Nazywam się [TWOJE IMIĘ] i jestem współpracownikiem [FIRMY]. Zajmuję się informacjami finansowymi i ostatnio widziałam Twój profil na LinkedIn. Jestem pod wrażeniem Twoich osiągnięć w firmie XYZ.
Przygotowuję artykuł o historiach sukcesu na początku kariery w firmie XYZ i uważam, że byłbyś interesującym dodatkiem. Odezwałem się w nadziei, że możemy umówić się na wywiad do mojego projektu.ect. Chętnie dowiem się więcej o Twoim pochodzeniu i co doprowadziło Cię do sukcesu.
Chętnie spotkam się w miejscu i czasie, który Ci odpowiada. Jeśli jesteś zainteresowany byciem częścią tego projektu, proszę o kontakt.
Bardzo dziękuję za poświęcony czas i mam nadzieję, że rozważysz odpowiedź. Chętnie porozmawiam z Tobą!
Pozdrawiam,
[TWOJE IMIĘ]
[TWÓJ EMAIL]
[DANE KONTAKTOWE]
Dotarcie do osoby poleconej
Kiedy docierasz do kogoś po otrzymaniu polecenia, masz już łatwą styczność z odbiorcą. Mądrze jest przywołać to wspólne połączenie. Możesz porozmawiać o osobie, która Cię poleciła i jej doświadczeniach z odbiorcą maila.
Temat: Polecony przez Jana Kowalskiego
Drogi Panie Nowak,
Nazywam się [TWOJE IMIĘ] i pracuję z Janem Kowalskim, którego stronę internetową Pana firma ostatnio pomogła odnowić. Jan i ja współpracowaliśmy przez lata przy wielu projektach i zasugerował mi, abym zwrócił się do Pana w sprawie, nad którą obecnie pracuję.
Przejąłem nową firmę i jej platforma e-commerce bardzo potrzebuje remontu. Przejrzałem Twoje portfolio i wierzę, że możemy razem stworzyć coś wspaniałego. Jeśli jesteś zainteresowany dalszą dyskusją ze mną, proszę o kontakt na adres e-mail lub numer telefonu podany poniżej.
Dziękuję za poświęcony czas i doceniam Twoją uwagę.
Pozdrawiam,
[TWOJE IMIĘ]
[TWÓJ EMAIL]
[DANE KONTAKTOWE]
Przedstawienie się nowemu zespołowi
Przedstawienie się nowemu zespołowi jest zawsze ekscytujące. Kiedy zostajesz zatrudniony w nowej firmie, wkraczasz w już ustalone środowisko. E-mail wprowadzający to świetny sposób na okazanie entuzjazmu i przełamanie lodów z ludźmi, z którymi będziesz pracować na co dzień.
Temat: Twój nowy lider sprzedaży, [TWOJE IMIĘ]
Witam zespół sprzedaży [FIRMA]!
Nazywam się [TWOJE IMIĘ] i niedawno dołączyłem do [FIRMY] jako nowy lider sprzedaży.
Chciałem się skontaktować i przedstawić. Jestem podekscytowany możliwością dołączenia do tej firmy i dołączenia do Was, gdy będziemy rozbijać nadchodzące cele sprzedażowe.
Mam nadzieję, że uda mi się spędzić trochę czasu z każdym z osobna, więc proszę o zaplanowanie spotkania w moim wspólnym kalendarzu poniżej. Jestem podekscytowany, że mogę was wszystkich poznać. Dziękuję za poświęcony czas i nie mogę się doczekać, aby przedstawić się wszystkim osobiście.
Na zdrowie,
[TWOJE IMIĘ]
[TWÓJ EMAIL]
[DANE KONTAKTOWE]
[LINK DO KALENDARZA]
Przedstawienie się współpracownikowi
Kiedy nowy pracownik wchodzi do zespołu, przedstawienie się w e-mailu może pomóc mu poczuć się swobodnie. To Twoja szansa, aby zacząć od dobrej strony i nawiązać kontakt, zanim oni wejdą do pracy.
Temat: Wprowadzenie: [TWOJE IMIĘ]
Droga Pani Nowak,
Mam nadzieję, że dobrze się Pani czuje i że przejście do [FIRMY] przebiega bezproblemowo. Nazywam się [TWOJE IMIĘ] i chciałam się Pani przedstawić. Jestem członkiem zespołu marketingowego w [FIRMIE], więc będziemy się często widywać, gdy wejdzie Pani do biura.
Bardzo chciałbym mieć możliwość przywitania się z Tobą osobiście i przedyskutowania, jak możemy razem pracować i odnosić sukcesy. Proszę dać mi znać, jeśli masz czas, aby umówić się na spotkanie. Możesz skontaktować się ze mną na mój e-mail lub pnumer telefonu poniżej.
Dziękujemy bardzo i zapraszamy do rodziny [FIRMA]!
Z poważaniem,
[TWOJE IMIĘ]
[TWÓJ EMAIL]
[DANE KONTAKTOWE]
Przedstawienie się potencjalnemu nowemu klientowi lub partnerowi biznesowemu
Na koniec mamy przykład, jak możesz przedstawić się nowemu klientowi. W tym przypadku, te e-maile są kluczowe dla sukcesu waszej relacji zawodowej. Wprowadzenie w formie e-maila może pomóc klientowi upewnić się, że jest w dobrych rękach.
Temat: Twój kontakt w [FIRMA]: [TWOJE IMIĘ]
Witam Panie Kowalski,
Nazywam się [FIRMA] i będę Pana opiekunem w [FIRMIE]. Chciałem się oficjalnie przedstawić i upewnić się, że ma Pan wszystkie moje dane kontaktowe.
Wszyscy jesteśmy bardzo podekscytowani możliwością współpracy z Panem. Jako kierownik ds. obsługi klienta jestem osobą kontaktową w [FIRMIE] i zawsze jestem dostępny, aby pomóc we wszystkim, co jest związane z Państwa usługami. Chętnie skorzystam z możliwości omówienia Twoich potrzeb i naszej stałej współpracy.
Proszę, skontaktuj się ze mną i daj mi znać, kiedy jesteś dostępny, aby odbyć spotkanie. Dziękuję za poświęcony czas. Jeśli masz jakieś pytania lub potrzeby, chętnie pomogę!
Uprzejmie pozdrawiam,
[TWOJE IMIĘ]
[TWÓJ EMAIL]
[DANE KONTAKTOWE]
Wnioski
Teraz, gdy wiesz już jak przedstawić się w mailu, czas zacząć tworzyć swój własny. Jeśli potrzebujesz pomocy, zapoznaj się z naszymi wskazówkami i próbkami, aby znaleźć inspirację. Przygotuj się, bądź pewny siebie i naciśnij przycisk wysyłania. Będziesz zadowolony z odpowiedzi!
Przeczytaj także:
Jak napisać wiadomość pożegnalną do współpracowników? Nasze 21 przykładów!
