By 
Jak napisać e-mail z prośbą o urlop? Przede wszystkim musi być on bardzo przemyślany Nie tylko pomoże Ci to uzyskać zgodę na urlop, ale także pomoże Twojemu pracodawcy przygotować się na Twoją nieobecność. W tym poradniku dowiesz się jak napisać list z prośbą o urlop, który spełni wszystkie wymagania.
Znaczenie napisania dobrego e-maila z prośbą o wakacje
Prośba o urlop to formalny list (zazwyczaj wysyłany w formie e-maila), który określa konkretne daty, w których potrzebujesz wolnego. Większość pełnoetatowych miejsc pracy wiąże się z urlopem, a firmy zazwyczaj mają określone zasady dotyczące tego, ile czasu wolnego i kiedy możesz złożyć wniosek.
Te e-maile rozpoczynają proces składania wniosków. Są one standardową praktyką i pomagają zachować profesjonalizm w miejscu pracy. Ale nie chodzi tu tylko o formalności. Maile z prośbą o urlop pełnią ważne funkcje zarówno dla Ciebie, jak i Twojego przełożonego.
Po pierwsze, e-mail zawiera jasne informacje na temat tego, kiedy chcesz wziąć wolne w pracy na wakacje. Posiadanie tych szczegółów na piśmie jest bardzo ważne, ponieważ eliminuje ból głowy związany z błędną komunikacją.
Po drugie, przygotowuje przełożonych na Twój czas wolny.
Kiedy ktoś idzie na urlop, ma to wpływ na wszystkich. To jedna osoba mniej w biurze, a produktywność może ucierpieć, jeśli twój przełożony będzie musiał się spieszyć, aby pokryć twoje obowiązki. E-maile z prośbą o urlop dają pracodawcy wystarczające powiadomienie i czas na dokonanie ustaleń przed urlopem.
Jeśli pracujesz w branży, w której w pewnych okresach roku jest więcej pracy, możesz nie mieć możliwości wzięcia urlopu w ostatniej chwili. E-maile z prośbą o urlop zazwyczaj muszą przejść przez proces akceptacji. Wysyłając dobrze napisany e-mail, dajesz przełożonym wszystkie informacje, których potrzebują, aby się przygotować.
Na koniec dnia, napisanie profesjonalnego maila z prośbą o urlop jest dobre dla wszystkich. Może to zwiększyć Twoje szanse na uzyskanie zgody na urlop i zmniejszyć presję wywieraną na Twoich współpracowników, gdy Cię nie będzie.
Jak napisać e-mail z prośbą o urlop?
Wysłanie maila do przełożonego z prośbą o urlop nie musi być trudne. Podążaj za tymi krokami, aby stworzyć dobrze sformułowany i skuteczny list, który przyniesie korzyści Tobie i Twojej firmie.
1. Zapoznaj się z polityką urlopową
Przed wysłaniem listu z prośbą o urlop, zapoznaj się z polityką firmy. Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to naruszyć zasady, ponieważ jesteś niedoinformowany. Może to sprawić, że będziesz wyglądał źle i być może zranisz swoje szanse na zatwierdzenie prośby.
Zanurz się w podręczniku pracownika i przejrzyj całą dokumentację, którą otrzymałeś, gdy przyjąłeś ofertę pracy. W większości przypadków znajdziesz tam zasady dotyczące urlopów i instrukcje, jak poprosić o czas wolny.
Jeśli nie możesz znaleźć żadnych zasad lub nie wiesz, czy Twoja firma w ogóle ma jakieś zasady dotyczące urlopu, porozmawiaj z działem kadr. Lepiej jest się poinformować, zanim zaczniesz robić konkretne plany. Musiszpowinieneś wiedzieć, ile masz dni urlopu i rozumieć wszelkie zasady dotyczące wyprzedzenia.
2. Powiadomienie z wyprzedzeniem
Zawsze uprzedzaj o tym z wyprzedzeniem, gdy składasz wniosek o urlop. Jak wcześnie powinieneś skontaktować się z przełożonym? To wszystko zależy od polityki firmy.
Ogólna zasada mówi, że powinieneś powiadomić o tym fakcie przynajmniej miesiąc wcześniej. Jeśli jest możliwość złożenia wniosku wcześniej, to zawsze lepiej. Jeśli w Twoim zespole są inne osoby, wcześniejsze złożenie wniosku o urlop może sprawić, że będziesz pierwszy w kolejce. Im więcej czasu dasz swojemu przełożonemu na zaplanowanie urlopu, tym większe prawdopodobieństwo, że go zatwierdzi.
3. Postaraj się wybrać dobre daty
Zanim zaczniesz pisać maila z prośbą o urlop, wybierz strategicznie dni, w których planujesz wyjechać. Postaraj się, aby były to dni wolne od pracy lub takie, w których firma będzie musiała na Tobie polegać.
Musisz pamiętać, że urlop dotyczy wszystkich. Masz prawo do wykorzystania swojego urlopu, ale to jak go wykorzystasz wpłynie na to, co pomyślą o Tobie pracodawcy. Prośba o wolne w najbardziej pracowitym okresie roku nie wygląda dobrze i jest możliwe, że przełożeni nie zaakceptują Twojej prośby.
Wybiegnij w przyszłość i wykorzystaj swoją wiedzę o firmie i branży, aby mądrze wybrać daty. Jeśli nie jesteś pewien, nie bój się skontaktować z działem kadr lub porozmawiać z kolegami o ich opinii.
4. Wybierz mocną linię tematu
Mocne linie tematu są kluczowe dla każdego maila w miejscu pracy. Twój przełożony prawdopodobnie otrzymuje wiele wiadomości dziennie i nie ma gwarancji, że czyta je wszystkie. Aby mieć pewność, że Twój e-mail z prośbą o urlop zostanie zauważony, musisz podać bezpośredni temat, który od razu da czytelnikowi znać, czego dotyczy Twoja wiadomość.
Najlepszym rozwiązaniem jest podanie imienia i nazwiska, informacji o celu wysłania wiadomości i ewentualnie daty, w której chcesz odpocząć.
To brzmi jak dużo, ale to może być różnica między przełożonym czytając e-mail lub zapominając o nim. Sztuką jest być krótki i bezpośredni. Zostaw więcej zbędnych szczegółów w treści wiadomości.
Oto dobra przykładowa linia tematu:
[TWOJE IMIĘ] Prośba o urlop [DATA] do [DATA].
5. Wyjaśnij, dlaczego wysyłasz do nich e-maila
Po standardowym powitaniu podaj cel swojego e-maila z prośbą o urlop. To powinna być pierwsza rzecz, jaką zobaczy Twój przełożony po otwarciu wiadomości. Unikaj zbędnych ceregieli i przejdź od razu do sedna sprawy.
Bądź profesjonalny, bezpośredni i miły.
Nie popełniaj błędu traktowania prośby o urlop jako nienegocjowalnej. Być może będziesz miał pole do negocjacji w późniejszym czasie, ale nie jest dobrym pomysłem wychodzenie z inicjatywą brzmiącą jak lista żądań.
6. Podaj daty, w których chciałbyś mieć wolne
Oczywiście, musisz również podać dokładne daty, w których chcesz wziąć urlop. Ta informacja jest już w napisanym przez Ciebie temacie, ale musisz ją powtórzyć w swoim mailu i upewnić się, że się zgadza. Pamiętaj: Ten e-mail z prośbą o urlop służy zarówno jako prośba do przełożonego, jak i pisemny dokument, w którym wyszczególnisz swoją historię komunikacji w tej sprawie.
Jeśli jesteś elastyczny, nie bój się wyrazić tego w swoim mailu. Może to pokazać Twoją gotowość do kompromisu i dać Twojemu przełożonemu szansę na osiągnięcie sukcesu.sor więcej opcji, jak planują dla twojej nieobecności.
To powiedziawszy, zawsze powinieneś umieścić swoje preferowane daty jako pierwsze.
Jeśli Twoja firma stosuje model naliczania czasu wolnego, wyraź również, ile godzin planujesz wykorzystać na swój urlop. Ta dodatkowa informacja ułatwi Twojemu przełożonemu zarejestrowanie tych godzin i dokonanie niezbędnych korekt w Twoich świadczeniach.
7. Krótko wspomnij o tym, jaki jest Twój plan pracy w odniesieniu do Twojego urlopu
Oto ważna wskazówka, która może wziąć zwykły e-mail z prośbą o wakacje do następnego poziomu w zakresie profesjonalizmu. Oprócz podania dat, w których chcesz wziąć urlop, poinformuj swojego przełożonego, co robisz w pracy, aby się do niego przygotować.
Branie urlopu zawsze wiąże się z ryzykiem, że będziesz miał zaległości w pracy lub że projekty pójdą na marne. Przedstawienie swoich planów pokazuje, że naprawdę zależy Ci na sukcesie firmy i robisz wszystko, co możesz, aby wpływ Twojej nieobecności był jak najmniejszy.
Możesz przedstawić listę zadań, nad którymi pracujesz obecnie i które planujesz wykonać przed wyjazdem. Warto również poinformować przełożonych o wszelkich zaległych obowiązkach, które mogą być potrzebne podczas Twojej nieobecności. Poinformuj również pracodawcę o tym, że poinformowałeś współpracowników i przygotowałeś odpowiednie zespoły na czas swojego urlopu.
8. Zaoferuj odpowiedź na wszelkie pytania
Najlepszym sposobem na zakończenie maila z prośbą o urlop jest pozostawienie otwartych drzwi dla dalszych pytań. Twój przełożony może potrzebować wyjaśnień w kilku kwestiach, więc musisz wyrazić chęć dalszej dyskusji, jeśli będzie to konieczne. W ten sposób pokażesz, że jesteś dobrym komunikatorem.
Jest to również profesjonalna uprzejmość. Zaproś swojego przełożonego do kontaktu, aby potwierdził swoją decyzję lub zadał ewentualne pytania. Nie zapomnij również podziękować mu za poświęcony czas.
9. Wyślij follow-up
Po otrzymaniu potwierdzenia i akceptacji, nadal musisz pozostać w kontakcie przed wyjazdem. Dobrym pomysłem jest wysłanie wiadomości uzupełniającej na tydzień lub dwa przed planowanym urlopem. Sprawy zawsze wychodzą na jaw i pracodawca może zapomnieć, że będziesz miał wolne.
Wysłanie wiadomości uzupełniającej delikatnie przypomni im, że będziesz niedostępny. Dodatkowo, daje to czas na sprawdzenie, czy są jeszcze jakieś zadania, które musisz wykonać przed wyjazdem. Wyeliminowanie tych obowiązków sprawi, że będziesz mógł cieszyć się swoim urlopem bez ciągłych rozmów z biurem.
Przykładowe pisma
Mamy kilka przykładów, które mogą Cię zainspirować do napisania własnego maila z prośbą o urlop. Twoje e-maile będą się różnić w zależności od polityki i struktury firmy, ale możesz skorzystać z tych próbek, aby lepiej zrozumieć, co się sprawdza.
Przykład 1
Nasz pierwszy list to dobry, uniwersalny szablon do naśladowania. Spełnia on wszystkie kryteria, jest bezpośredni i daje przełożonym wszystko, czego potrzebują, aby zatwierdzić prośbę.
Przedmiot: Karolina Nowak Prośba o urlop 9 – 22 października
Witam Pani Nino,
Zwracam się do Pani z prośbą o zatwierdzenie zbliżającego się urlopu, który chcę wziąć. Mam nadzieję wykorzystać mój roczny urlop od 9 do 22 października. Wrócę do biura w następny poniedziałek, 23 października.
Obecnie kończę właśnie projekt dla konta Andersona i spodziewam się, że przed wyjazdem otrzymam zgodę na jeszcze jeden. Dostarczę wszystkie materiały na tydzień przed moim wyjazdem i poinformuję wszystkich współpracowników. Podczas urlopu będę miał ograniczony dostęp do poczty elektronicznej, ale udzielę pilnego wsparcia podczas mojej nieobecności.
Dziękuję za poświęcony czas i rozwagę. W razie dodatkowych pytań proszę o kontakt. Czekam na Państwa odpowiedź.
Z poważaniem,
Karolina Nowak
Przykład 2
Nasz drugi przykład daje nadawcy nieco więcej swobody. Jest to bardziej nieformalna prośba, którą możesz wykorzystać, jeśli już omówiłeś swoje plany z przełożonym. W takim przypadku pełni on rolę pisemnego przypomnienia i formalnej prośby, podając kluczowe szczegóły dotyczące Twoich planów.
Temat: Wniosek o urlop dla Paulina Kowalska
Witaj Piotr,
Jak wspomniałam Ci w zeszłym tygodniu, mam nadzieję wziąć trochę wolnego pod koniec maja, aby odwiedzić rodzinę. Zwracam się z formalną prośbą o wykorzystanie mojego urlopu między 29 maja a 9 czerwca.
To są moje idealne daty, ale mam pewną elastyczność, jeśli mamy ważne projekty zaplanowane w tym czasie. Proszę o dotarcie i poinformowanie mnie o tym, co myślisz, a ja z przyjemnością zobaczę, co możemy zrobić.
Podczas mojej nieobecności planuję być dostępny przez e-mail, jeśli coś się wydarzy lub jeśli ktokolwiek z zespołu będzie potrzebował wskazówek, jak pokryć moją pracę. Jestem przekonany, że uda mi się zakończyć mój obecny projekt przed tym terminem i zamierzam dostarczyć wszystkie materiały na początku tygodnia przed moim wyjazdem.
Poza rozmową z moimi klientami, jeśli się odezwą, nie powinno być wiele do zrobienia dla moich kolegów. W oparciu o Twoją zgodę, planuję skontaktować się z moimi klientami i poinformować ich o moim wolnym czasie.
Dziękuję za rozważenie mojej prośby i proszę dać mi znać, jeśli potrzebujecie dodatkowych informacji. Jak już powiedziałem, w razie potrzeby mogę przesunąć sprawy. Z niecierpliwością czekam na odpowiedź.
Z poważaniem,
Paulina Kowalska
Przykład 3
Nasz ostatni przykład to kolejny prosty list. Ten pracownik zajął się już większością swoich podstawowych obowiązków, pozostawiając niewiele do zrobienia przełożonemu. Ten e-mail działa świetnie, ponieważ jest prosty, do rzeczy i daje pewność, że produktywność nie spadnie, gdy pracownik będzie na urlopie.
Temat: Wniosek o urlop dla Jan Kowalski, 5 lipca – 21 lipca
Witaj Piotr,
Zwracam się dziś z prośbą o urlop. Planuję podróż z rodziną do Europy na lato.
Proszę o zatwierdzenie mojej prośby o wykorzystanie urlopu wypoczynkowego od 5 do 21 lipca. Wrócę do biura w poniedziałek, 24 lipca.
Planuję porozmawiać z członkami mojego zespołu na temat wzięcia wolnego. Poinformuję ich o niektórych moich obowiązkach wobec klientów i dam im dostęp do podstawowych dokumentów, które będą im potrzebne, jeśli ci klienci zwrócą się do mnie podczas mojej nieobecności. Planuję również przekazać im informacje kontaktowe, aby mogli się ze mną skontaktować za pośrednictwem poczty elektronicznej i czatu wideo, jeśli będą potrzebowali dodatkowego wsparcia.
Wnioskuję o urlop na początku lipca, ponieważ jest to początek naszego trzeciego kwartału. Będę miał nasze raporty z drugiego kwartału w tygodniu poprzedzającym i mogę przekazać projekty innym członkom zespołu. Jeśli przyjdą w ciągu tych pierwszych kilku dni nowego kwartału.
To powinno zostawić mało pracy do pokrycia do czasu mojego powrotu.
Proszę, daj mi znać, co myślisz. Dziękuję za rozpatrzenie tej prośby i czekam na twoją decyzję, zanim zarezerwuję rejs mojej rodziny.
Dziękuję za poświęcony czas,
Jan Kowalski
Zamieściliśmy ten ostatni przykład. Jak wspomnieliśmy w naszych wcześniejszych wskazówkach, dobrym pomysłem jest napisanie szybkiego e-maila uzupełniającego do przełożonego na tydzień lub dwa przed wyjazdem. Oto dobry przykładowy e-mail, który możesz wykorzystać jako szablon.
Temat: Przypomnienie o urlopie – Jan Kowalski
Drogi Piotrze,
Chciałem Ci przypomnieć, że nie będzie mnie w biurze na urlopie od 29 maja do 9 czerwca. Wrócę do pracy w następny poniedziałek, 12 czerwca.
Jak już wcześniej rozmawialiśmy, zostawiłem mojej koleżance Patrycji dostęp do mojej stacji roboczej, aby mogła pomóc każdemu z moich klientów, którzy mogą do mnie zadzwonić. Poinformowałam wszystkich moich klientów, że nie będzie mnie w biurze do 12 czerwca, ale wiedzą, że mogą skontaktować się z Patrycją w celu uzyskania pomocy.
Proszę nie wahaj się skontaktować się ze mną na mój e-mail pracy, jeśli ty lub ktoś inny z zespołu potrzebuje dotrzeć do mnie. Dziękuję i do zobaczenia 12 czerwca.
Z poważaniem,
Jan Kowalski
Zakończenie
E-maile z prośbą o urlop nie muszą być wymyślne. W rzeczywistości, prosta i nieskomplikowana wiadomość jest zazwyczaj najlepsza! Po prostu zastosuj się do naszych zaleceń przy tworzeniu listu, a będziesz zadowolony z rezultatów.
